Przed tobą organizacja targów? Zobacz, o czym pamiętać

Organizacja targów jest skomplikowanym procesem. Jeśli nie wiesz, jak się za nią zabrać i o czym należy pamiętać, wydarzenie spali na panewce. Samo uczestnictwo w targach jest potężnym narzędziem marketingowym, z którego korzysta wiele firm. Takie wydarzenie może być poświęcone jednej branży lub wielu. Do nich dostosowuje się plan. Zobacz, jakie są stałe i nieodzowne elementy w organizacji targów.

Organizacja targów — wybierz czas i miejsce

Organizacja targów musi uwzględniać odpowiedni czas — taki, który nie będzie kolidował z czasem pracy albo przeciwnie — czasem wolnym. Wiele zależy od tematu targów i branż, które wezmą w nich udział. O zbliżającym się wydarzeniu należy informować z dużym wyprzedzeniem. Wiele firm, inwestorów i potencjalnych klientów wręcz wyczekuje takich eventów, zwłaszcza jeśli są cykliczne. Dane o targach powinno się przekazać mediom. Dobrze jest też wysłać konkretne zaproszenia.

Przeczytaj również: Co to są targi i w jakim celu się je organizuje?

Wybierając lokalizację, weź pod uwagę:

strategiczność — bliskość dworców, lotnisk, hoteli, sklepów, gastronomii i łatwy dojazd bez samochodu (w przypadku indywidualnych klientów),

wielkość — musi być miejsce na stoiska i dla odwiedzających,

warunki — oświetlenie, dostęp do nagłośnienia, klimatyzacja, parkingi, podjazdy, windy.

Co nie należy do twoich obowiązków podczas organizacji targów?

Specjalista ds organizacji targów udostępnia przestrzeń firmom, autorom, innowatorom. Jednak zaprojektowanie stoiska, tak jak zapewnienie tłumaczy odbiorcom, zatrudnienie hostess leży w gestii uczestników. Mogą oni skorzystać z pomocy organizatorów wystaw. Jeśli więc ktoś chce wziąć udział w targach, ale nie ma o nich pojęcia, nie musi sam się za to zabierać na ślepo. Lepiej skorzystać z ofert specjalistów. W końcu to event o dużym potencjale promocyjnym dla firmy. Szkoda go zniweczyć.

Co jeszcze uwzględnić w organizacji targów?

Do zorganizowania targów potrzebujesz funduszy. Określ, jakim budżetem dysponujesz i ile mają kosztować stoiska targowe. Musisz mieć także jasno określony cel tego eventu. Ważne jest zapewnienie dobrego zaplecza firmom, chodzi tu m.in. o systemy audiowizualne czy pomoc techniczną.

Zastanów się, ilu przedsiębiorców możesz zaprosić i jaką powierzchnię stoiska im zapewnić. Firmy będą zwracać się do ciebie z rezerwacją. Niewystarczająca ilość miejsca uniemożliwi zadowalającą prezentację swojej oferty. W zależności od branży, potrzeby są różne. Na targi ślubne kobiety przyjeżdżają specjalnie, by zobaczyć najpiękniejsze suknie i to w całej okazałości. Im większy wybór, tym lepiej.

Co jest ważne w obsłudze targów?

Targi powinny rozpocząć się uroczystym otwarciem. Dobrze jest znaleźć doświadczonego prowadzącego, który oficjalnie rozpocznie wydarzenie. Pod ręką muszą być specjaliści od elektroniki, nagłośnienia i oświetlenia. W razie awarii powinieneś mieć do kogo się zgłosić z prośbą o rozwiązanie problemu. Usterki nie mogą zepsuć spotkania!